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Copie de documents administratifs
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Accès aux documents administratifs - réglementation
Journal officiel de la République Française
Administration
83311. - 17 janvier 2006
M François Michel Gonnot attire l’attention de M. Le Ministre délégué aux collectivités territoriales sur le fait que lorsqu’un document administratif est communicable aux citoyens en application de la loi du 17 juillet 1978 (par exemple, un dossier d’enquête publique dont les éléments doivent être « portés à la connaissance du public »), ceux-ci peuvent demander à le consulter sur place, ou encore en obtenir une copie aux tarifs fixés par l’administration, ou une copie en fichier numérique lorsque le document existe déjà sous forme numérisée.
Les conditions de facturation de ces copies de documents administratifs ont été fixées par un décret du 6 juin 2001 et précisées par un arrêté du 1er octobre 2001. La réglementation ne prévoit pas néanmoins que la reproduction puisse se faire par des techniques de reproduction numériques portables largement accessibles aujourd’hui dans le grand public. Elles permettraient au citoyen de procéder lui-même à de petites opérations de reproduction numérique sur place : par appareil photo ou ordinateur portatif avec scanner. Il souhaiterait savoir si le recours à ces techniques, que l’administration refuse souvent, est bien légal e dans quelle mesure une administration a le droit de s’y opposer. -, Question transmise à M. le ministre délégué au budget à la réforme de l’Etat.
Réponse
En vertu de l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au chois du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration : par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), chargée de veiller au respect de la liberté d’accès aux documents administratifs, a rendu le 21 juillet 2005 (conseil - maire de Châtillon - réf. : 20052774 - http://www.cada.fr) un avis relatif à la légalité de l’utilisation d’un appareil photographique par un citoyen pour la reproduction d’un document à l’occasion de sa consultation sur place. Dans cet avis, la Commission n’a pu que constater qu’un tel procédé de reproduction n’est ni prévu ni exclu par l’article 4 de loi du 17 juillet 1978, et qu’il revient donc à l’administration détentrice du document concerné de décider si ce procédé est compatible avec le bon fonctionnement des services, étant entendu qu’aucune disposition législative ou réglementaire ni aucun principe ne s’y oppose. Par ailleurs, la commission d’accès aux documents administratifs avait rappelé dans son 8è rapport d’activité que les administrations sont tenues, lorsqu’elles ne disposent pas de moyens de reproduction, de rechercher toute solution de nature à conserver toute sa portée à la loi et, et notamment le recours à un appareil photographique.Ainsi, il convient d’apprécier les moyens de reproduction numérique (photographie ou scanner) comme légalement admissibles au regard des dispositions de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve des éléments précédemment mentionnés, à savoir le bon fonctionnement des services ainsi que l’intégrité et la bonne conservation du document.
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